Название: Архивное дело - Чмыхало А. Ю.

Жанр: Документоведение

Рейтинг:

Просмотров: 2052

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |




5.3.  Источники  пополнения  состава  Архивного  фонда  Российской Федерации

Каждое  учреждение  (предприятие,  организация),  в  деятельности которого образуется документальный фонд, можно рассматривать в качестве потенциального источника комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Однако далеко не все они в одинаковой степени пополняют своими документами  архивные  фонды.  В  деятельности  взаимосвязанных  между собой   учреждений   в   той   или   иной   системе   управления   образуются документы с повторяющейся информацией. Например, в фондах вышестоящих учреждений может найти свое отражение деятельность подведомственных  учреждений.  Это  обстоятельство  создает  возможность для исключения определенных категорий учреждений из числа источников комплектования государственных архивов.

Сложность работы, связанной с пополнением архивных фондов новыми документами,  требует  введения  определенных  процедур,  соблюдение которых позволяет архивам отобрать на хранение наиболее ценную документацию, а именно:

1) изучения учреждений и их документов (на предмет установления их возможности выступать в качестве источника комплектования государственных архивов или возможности исключить их из числа сдающих свои документы на государственное хранение);

2) оценки возможности выборочного приема фондов и документов;

3) определения очередности в проведении экспертизы документов при передаче их в государственные архивы.

В   период  существования  Советского  Союза,   в   1960   г.,   Главным архивным управлением СССР были составлены примерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР. На основании этих списков  архивами  составлялись  конкретные  списки  учреждений, предприятий и организаций республик, краев, областей, городов и районов. Списки входили в силу после утверждения их Советами министров союзных (автономных) республик и исполнительными комитетами Советов депутатов трудящихся края (области, округа).

В 1965 г. Главархивом СССР были даны указания об изменении и дополнении примерных списков. Было составлено четыре списка. От первых двух все документы поступали в государственные архивы, от третьего — выборочно, от четвертого не поступали.

В настоящее время, в силу высокой динамики изменений, которые происходят как в структуре управления экономикой, так и в системе государственного и местного управления, подобные списки утратили свое значение. Однако критерий значения учреждения, организации, предприятия

в той или иной сфере жизни общества, который играл ведущую роль в советском архивоведении при определении учреждения в качестве возможного источника пополнения государственного архивного фонда, сохраняет свое влияние и в современных условиях.

Критерий значения учреждения (лица) позволяет распределить все учреждения, предприятия и организации в зависимости от тех задач и функций, компетенции, масштаба деятельности и других наиболее отличительных признаков примерно на три группы. Значение документов каждой из этих групп учреждений определяет организацию работы и методы отбора документов в государственные архивы.

Первая группа источников комплектования государственных архивов. В ее состав входят:

центральные органы законодательной власти и государственного управлении Российской Федерации, а также субъектов Российской Федерации;

органы суда и прокуратуры;

органы местного самоуправления;

научные, научно-исследовательские, проектно-конструкторские учреждения, государственные промышленные, научно- производственные и производственные компании (предприятия);

высшие учебные заведения, отдельные издательства и редакции, наиболее крупные культурно-просветительные учреждения (театры, музеи, филармонии, киностудии и др.), научно- технические общества;

профсоюзные и другие общественные организации и т.д. Учреждения           этой    группы           играют            первостепенную       роль    в          жизни

современного российского общества, их документы имеют большое научное и народнохозяйственное значение. Поэтому документы учреждений этой группы поступают в государственные архивы в сроки, установленные законодательством, или в, исключительных случаях, по согласованию с архивными органами.

Помимо основной документации в составе фондов этих учреждений на постоянное хранение могут быть оставлены документы подчиненных, соподчиненных или вышестоящих учреждений, особенно те из них, которые своим содержанием способны существенно дополнить содержание документов, уже хранящихся в архивных фондах учреждения.

С этой целью в рамках архивов дополнительно изучаются материалы сводного, обобщающего характера, которые могут содержать конкретные сведения о работе учреждения, а также материалы, присылаемые для сведения. Осуществляется их сопоставление с основной документацией фондообразователя, что позволяет более объективно подойти к решению вопроса об их последующем хранении или уничтожении.

Вторая группа источников комплектования государственных архивов. Ее составляют те учреждения, организации и предприятия, от которых документы принимаются выборочно. К этой группе относят:

некоторые учреждения областного (республиканского) и даже федерального  значения  (некоторые управления  и  комиссии,  действующие при министерствах, издательства, редакции и др.);

учреждения местного значения (районного и городского подчинения): предприятия, средние общеобразовательные и специальные        учебные     заведения,      учреждения     культуры (концертные залы, библиотеки), учреждения здравоохранения (диспансеры, санатории, курорты) и другие учреждения, предприятия и организации.

Отличительная черта этой группы — однородность учреждений по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и научное значение, но в силу своей массовости и однородного характера прием их на государственное хранение в полном составе и от всех учреждений нецелесообразен. Как правило, они принимаются в государственные архивы выборочно: или один-два фонда (по усмотрению эксперта) из группы фондов однородных учреждений, или только определенные  категории  документов  из  всех  фондов  однородных учреждений.

Однако в фондах многих учреждений местного масштаба могут храниться документы большой научной ценности и народнохозяйственного значения, не попадающие в вышестоящие учреждения. Такая документация должна быть выявлена и своевременно взята на государственное хранение. Как правило, подобного рода документы включаются в состав или объединенного архивного фонда, или в состав архивной коллекции.

Третья группа источников комплектования государственных архивов. Ее составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера, являющиеся, как правило, низовыми в ведомственной системе и выполняющие функции в узких, строго ограниченных территориальных границах.  Кроме  того,  их  деятельность  находит  достаточно  полное отражение в фонде вышестоящего учреждения. Именно поэтому документы такого учреждения могут быть исключены из состава материалов, принимаемых на государственное хранение.

Определение учреждений, документы которых должны поступать в государственные архивы, является одной из наиболее серьезных и ответственных задач экспертизы.

Экспертиза, проводимая путем сопоставления документов, позволяет установить,  в  какой  мере  деятельность  подведомственного  учреждения нашла свое отражение в фонде вышестоящего учреждения. Только после проведения экспертизы может быть вынесено решение об исключении тех

или иных материалов из состава документов, принимаемых на государственное хранение, или о выборочном их приеме.

Проведение экспертизы ценности документов, принимаемых в выборочном порядке, усложняется тем, что предварительно необходимо установить параметры, в соответствии с которыми будет осуществляться отбор, т.е. установить критерии проведения выборочного приема фондов, количество принимаемых фондов и ряд других.

При отборе фондов принимаются во внимание характеристики учреждения, в соответствии с которыми определяется ценность его документального фонда, а именно:

уровень  производственной,  научной,  учебной  и  другой  работы учреждения, предприятия, организации;

стиль работы руководства и предприятия в целом;

внедрение  в  деятельность  учреждения  новых  образцов  техники, разработка и использование новых технологий;

специализация учреждения; местонахождение учреждения; особые условия его возникновения; географическая среда и т.д.

Таким образом, к учреждениям второй группы (от которых документы

принимаются выборочно) применяется дифференцированный подход. Одни учреждения  попадают  в   число   источников   комплектования  и   от   них архивные фонды принимают на хранение в полном объеме, от других могут приниматься только определенные категории документов (из всех фондов или  выборочно), от документов третьих организаций  можно совсем отказаться в силу полного отражения их информации в фондах вышестоящих учреждений.  Выборочный  прием  возможен  только  при  условии всестороннего изучения деятельности учреждений, ознакомления со специфическими особенностями их работы и составом и содержанием их документации.




Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |

Оцените книгу: 1 2 3 4 5

Добавление комментария: