Название: Архивное дело - Чмыхало А. Ю.

Жанр: Документоведение

Рейтинг:

Просмотров: 2052

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |




4.5. Организация и методика работы по классификации документов в архивах

4.5.1. Фондирование документов

Фондирование подразумевает практическое осуществление классификации документов по архивным фондам в пределах конкретного архива.

Фондирование документов включает следующие виды работ:

установление границ архивных фондов;

определение фондовой принадлежности документов;

группировку и  распределение (систематизация) документов по архивным  фондам,  объединенным  архивным  фондам  и коллекциям в соответствии с делениями схемы классификации.

В рамках архивов для обоснования и осуществления классификации документов могут разрабатываться:

исторические справки;

рабочие          инструкции   по        объединению документов    однородных фондов, а также по созданию конкретных объединенных фондов; рабочие  инструкции  по  проведению  систематизации  документов

конкретных фондов;

схемы классификации документов конкретных фондов и т.д. Изучение  истории  фонда,  его  состава,  истории  фондообразователя,

осуществляемое в рамках архива, проводится с целью правильного фондирования и разработки наиболее оптимальных схем классификации документов архивного фонда, для определения и уточнения состава материалов архивного фонда,  проведения экспертизы ценности документов фонда. Итогом данной работы является составление исторической справки.

Историческая  справка   о  фондообразователе  и  фонде  состоит  из четырех основных разделов:

1)         история фондообразователя;

2)         история фонда;

3)         характеристика документов фонда;

4)         список использованных источников и литературы.

В первом разделе—«История фондообразователя»—кратко описывается история фондообразователя (с указанием ссылок на законодательные источники и документы фонда). В данном разделе, как правило, содержатся следующие сведения:

крайние даты деятельности фондообразователя; задачи и содержание деятельности; политическая направленность деятельности; масштаб деятельности фондообразователя;

место  и          роль    фондообразователя   в          системе           государственного управления, в хозяйственной или общественно-культурной жизни;

организационная структура фондообразователя и ее изменения;

условия          и          обстоятельства,         вызвавшие     ликвидацию фондообразователя или передачу его функций другому учреждению;

особенности  организации  документов    в          делопроизводстве фондообразователя.

Во втором разделе—«История фонда»—приводятся краткие сведения по истории архивного фонда, начиная с описания того, в каких условиях и в каком составе находился фонд до поступления в архив и заканчивая событиями, которые произошли с архивным фондом в архиве. В процессе изучения истории фонда в первую очередь определяются:

крайние даты документов фонда; количество единиц хранения в фонде; время поступления фонда в архив;

данные по истории фонда до его поступления в архив;

наличие структурных частей фонда (отделы, отделения и т. п.);

крайние даты материалов (частей фонда);

количество единиц хранения по каждой части в отдельности; степень сохранности материалов (по структурным подразделениям фондообразователя);

случаи проведения экспертизы ценности документов;

количество отобранных к уничтожению дел (после проведенных экспертиз);

наличие утерянных документов;

нахождение  материалов  данного  фонда  в  других  фондах  или архивах, музеях и библиотеках;

наличие  документов,  имеющих  художественную  ценность  или написанных на иностранных языках;

общее  состояние       материалов    фонда, доступность   их        для использования;

состав научно-справочного аппарата к фонду.

Третий  раздел  исторической  справки—«Характеристика документов фонда»—содержит краткое описание состава и содержания материалов  фонда;  оценку  их  научно-исторического,  практического значения; перечисление тем, по которым они были использованы, а также упоминание о публикациях документов фонда и список работ, при написании которых документы были использованы.

Четвертый раздел—«Список источников и литературы»—содержит все источники и литературу по истории фондообразователя и истории фонда, использованные при написании исторической справки.

Один экземпляр исторической справки хранится в деле фонда.

Типовая историческая справка составляется при классификации документов однородных фондов. При составлении справки на объединенный архивный фонд должна быть написана историческая справка по истории всех фондообразователей. Кроме того, в ней приводится обоснование причин создания объединенного архивного фонда, указываются признаки, на основе которых данный архивный фонд был создан.

4.5.2. Составление схем классификации и размещения документов

Схемы классификации документов в пределах фондов могут быть графическими и текстовыми.

В графической схеме изображаются графически и текстуально объясняются все признаки группировки дел, начиная от высших групп, созданных по ведущим классификационным признакам, и заканчивая низшими группами, созданными на основе второстепенных (для данной схемы) классификационных признаков, а также порядок расположения дел в пределах наиболее мелких групп. Графические схемы классификации в отечественных архивах встречаются достаточно редко.

Наибольшее распространение в отечественном архивном деле получили текстовые схемы. В текстовой схеме последовательно в виде разделов, подразделов, рубрик, подрубрик и других делений перечисляются все группы дел и указывается порядок расположения дел в пределах отдельных групп.

Способы систематизации документов фонда. Систематизация документов фонда может проводиться двумя способами:

способом непосредственной систематизации;

карточным способом.

При   осуществлении   непосредственной   систематизации   документов фонда дела физически группируются сначала по основным разделам, а затем по всем остальным группам классификационной схемы в пределах каждой наиболее мелкой группы.

При карточном способе систематизации документов фонда каждое дело описывается на карточке. При этом указываются все необходимые элементы

описания и ставится временный номер, как на карточке, так и на обложке дела. Составленные карточки группируются и располагаются по принятой классификационной схеме и нумеруются еще раз, а потом в такой же системе группируются, располагаются и нумеруются (в соответствии с нумерацией карточек) дела фонда.

Карточный способ систематизации документов наиболее удобен при работе с большими по объему и сложными по составу архивными фондами.

Размещение фондов в архивохранилищах. В отечественных архивах установлено единство между классификацией документов по архивным фондам, классификацией документов в пределах фондов и размещением материалов в хранилищах. Это не только обеспечивает научную организацию архивных фондов, но и облегчает их использование.

При разработке группировки и порядка расположения архивных фондов в хранилищах учитываются взаимосвязи фондообразователей между собой.

Архивные фонды, объединенные архивные фонды и коллекции в пределах архивохранилищ объединяются в общие логические группы с учетом отраслей человеческой деятельности (государственной деятельности, экономики, культуры и т. д.).

Крупные комплексы фондов делятся на более мелкие группы в соответствии с отраслевой принадлежностью фондообразователей.

Объединение фондов может осуществляться по признаку масштаба деятельности фондообразователей и территориальному признаку (фонды центральных   учреждений   и   местных   учреждений,   фонды   губернских, уездных и волостных учреждений, фонды областных и районных учреждений), а внутри созданных групп—по признаку отраслевой принадлежности.

Фонды личного происхождения и коллекции составляют обычно в архивах отдельные группы материалов.

В   пределах   групп   архивные   фонды   могут   быть   размещены   по значимости фондообразователей, по времени их возникновения, по алфавиту наименований, по номерам фондов.

Классификация архивных фондов в архивохранилищах закрепляется не только физическим размещением документов, но и научно-справочным аппаратом архива: описями, планами или схемами размещения архивных фондов и топографическими указателями.

Планы или схемы размещения фондов в хранилищах составляются в целях рационального размещения этих фондов. План или схема размещения фондов, как правило, предусматривают место и для последующих поступлений материалов в соответствии с планами комплектования архивов.

Схемы размещения намечают общий план распределения групп архивных  фондов  по  хранилищам,  а  топографические  указатели показывают место нахождения фондов и групп материалов в пределах каждого фонда.

В  отечественных  архивах  наиболее  часто  архивные  фонды объединяются и размещаются по логическим группам: отраслевым, территориальным и др. Но такое объединение фондов не соответствует порядку их номеров, потому что нумерация фондов при поступлении в архив производится без учета их принадлежности к определенным отраслевым и другим группам учреждений.

Это делает необходимым составление указателей, позволяющих переходить от номера фонда к указанию места его хранения. Такой вид указателя называется пофондовым топографическим указателем. Он дает возможность определить место хранения фонда, числящегося за любым номером.

Пофондовый топографический указатель составляется в виде карточек. На каждую карточку заносится один архивный фонд, а карточки располагаются в порядке возрастания номеров.

Образец заполнения карточки пофондового топографического указателя:

Название и номер фонда

Народный комиссариат просвещения РСФСР, ф. № 177

Местонахождение

Здание № …, корпус № …, этаж № … ярус № …, комната № …

Опись №

Дела № …Стеллаж № … Шкаф № … Полка № …

Кроме пофондовых указателей, в хранилище имеются указатели, показывающие, какие материалы находятся в данном месте хранилища, т.е. указатели, идущие от места хранения к архивному фонду. Такие указатели называются постеллажными топографическими указателями. Каждая карточка такого указателя составляется на отдельный стеллаж.

Систематизация дел в пределах архивных фондов завершается составлением описей дел (единиц хранения) этих фондов. Размещение материалов каждого фонда в архивохранилище производится в полном соответствии с описью этого фонда (или описями, если фонд имеет большой объем).

Место нахождения групп материалов, занесенных в опись (описи) того или иного архивного фонда, отмечается в топографическом указателе архива.




Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |

Оцените книгу: 1 2 3 4 5

Добавление комментария: