Название: Архивное дело - Чмыхало А. Ю.

Жанр: Документоведение

Рейтинг:

Просмотров: 1999

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |




4.4. Классификация документов в пределах архивных фондов

4.4.1. Основы классификации документов архивного фонда

В западноевропейском и русском дореволюционном архивном деле организация материалов в пределах архивных фондов осуществлялась на основе так называемого «регистратурпринципа». Этот принцип, утвердившийся в голландских и немецких архивах в конце XIX в., по сути представлял собой вариант принципа происхождения («провениенцпринципа»). Основным требованием регистратурпринципа являлось требование сохранять в неприкосновенности организацию документов, принятую в регистратуре (в архиве учреждения).

В то же время некоторые западные архивисты высказывались в пользу классификации документов внутри фондов по предметно-тематическим или другим логическим схемам. Однако практика организации документов при помощи логических схем показала, что это ведет к нарушению единства исторических связей, существовавших между документами.

В советском архивоведении организация документов архивного фонда строилась  таким  образом,  чтобы  наиболее  точно  сохранить  исторически

сложившуюся            структуру       фондообразователя,  а          также  наиболее        полно отразить характер его деятельности, состав и содержание документации.

Сложившиеся в советский период традиции по организации документов архивного фонда были унаследованы современным отечественным архивоведением.  Вместе  с  тем  достаточно  широко  применяются  и предметно-тематические схемы классификации, которые, казалось бы, были отвергнуты отечественными архивистами в советский период.

Наименьшей классификационной единицей в пределах архивного фонда является физически обособленная единица хранения, которая может состоять из  совокупности  документов,  объединенных  по  каким-либо  общим признакам, или из одного документа. В современной архивной практике единицей хранения письменных документов является дело.

В более узком значении дело понимается как совокупность документов (или документ), относящаяся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенная в отдельную папку (обложку). В обоих значениях дело является единицей классификации и учета архивных документов.

Процесс формирования архивных дел включает в себя несколько основных этапов:

Первый этап связан с процессом делопроизводства. В ходе этого этапа документы формируются в единицы хранения (дела) в соответствии с номенклатурой дел.

Второй этап осуществляется в рамках архива учреждения. В архиве учреждения дела, передаваемые для хранения в архив учреждения, разделяются на материалы постоянного и долговременного хранения. Эти группы материалов учитываются в отдельных описях и хранятся в архиве учреждения обособленно, хотя и являются органическими частями его документального фонда. Кроме того, в архиве учреждения документальный фонд освобождают от дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и приводят в определенную систему дела, подлежащие передаче в государственный архив.

Третий этап проводится в рамках государственных архивов. В государственных архивах проводится заключительная работа по классификации документов архивного фонда, которая включает в себя две последовательные стадии:

создания групп единиц хранения, родственных по содержанию, авторству, времени, делопроизводственной форме или другим признакам;

расположения  в  фонде  полученных  групп  и  единиц  хранения  в пределах самых мелких групп.

4.4.2.  Схемы  классификации  документов  в  пределах  архивного фонда

Практическое осуществление группировки и расположения единиц хранения (дел) в пределах архивного фонда проводится в соответствии с заранее разработанной схемой классификации (классификационной схемой), определяющей организацию всех материалов архивного фонда.

Схема классификации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям. В качестве классификационных делений могут выступать классы, подклассы, отделы, подотделы, разделы, подразделы, рубрики, подрубрики и пр.

Ведущими классификационными признаками при разработке классификационных схем могут быть признаки, характерные для всех материалов архивного фонда. Ими чаще всего являются структурный и хронологический признаки. На основе ведущих признаков в схеме классификации создаются общие, самые крупные группы и подгруппы дел (два первых классификационных ряда) — отделы, подотделы (разделы, подразделы).

Выбор ведущих признаков классификации может быть обусловлен характером деятельности фондообразователя, его организационной структурой в конкретный промежуток времени, составом и содержанием материалов, особенностями делопроизводства.

К числу второстепенных признаков классификации относят:

отраслевой; функциональный; номинальный; тематический; авторский; корреспондентский;

географический признаки.

Как правило, второстепенные признаки применяются начиная с третьей ступени деления, в пределах групп, образовавшихся на основе ведущих признаков, которыми в большинстве случаев являются структурный и хронологический. Лишь в отдельных случаях, в основном в отношении фондов и коллекций бесструктурных фондообразователей, второстепенные признаки могут выступать в качестве основных.

Вид схемы классификации материалов фонда определяется двумя наиболее общими признаками группировки, по которым производятся два первых деления этого фонда. В зависимости от выбора этих признаков выделяются следующие разновидности схем классификации документов фондов учреждений:

структурно-хронологическая или хронологически структурная;

отраслевая хронологическая или хронологически отраслевая;

 

нальная;

функционально-хронологическая  или      хронологически-функцио-

номинально-хронологическая, хронологически номинальная;

тематически-хронологическая, хронологически тематическая и т.д.

 

Структурно-хронологическая  (или  хронологически  структурная) схема применяется в отношении документов фондообразователей, имевших (имеющих) определенную организационную структуру. В этом случае основной задачей схемы становится наиболее полное и ясное отражение исторически сложившейся организации фондообразователя.

Применение структурно-хронологической схемы осуществляется в основном в отношении фондообразователей, прекративших свою деятельность. В том случае, если структура фондообразователя подвергалась частым изменениям или он еще не прекратил своей деятельности, применяется хронологически структурная схема.

При осуществлении структурно-хронологической схемы материалы фонда сначала группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а затем по годам. Например:

1. Канцелярия — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

2. Общий отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

3. Планово-финансовый отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т.д. Согласно     хронологически            структурной  схеме  дела     сначала

группируются по годам, а потом по структурным подразделениям. Например:

1980 г.            1981 г.

1. Секретариат.          1. Секретариат.

2. Плановый отдел.   2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел.          3. Финансовый отдел.

Если фондообразователь не имел (не имеет) структурных подразделений или его структура отличалась особой сложностью и изменчивостью, в таких случаях применяется отраслевая хронологическая или хронологически отраслевая схема.

При классификации документов по отраслевой хронологической схеме дела группируются по отраслям деятельности фондообразователя, а затем по годам. Например: 1. Землеустройство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2. Земледелие — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Растениеводство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

Для  организации  документов  по  хронологически  отраслевой  схеме дела группируются сначала по годам, а затем по отраслям деятельности фондообразователя. Например:

1980 г.            1981 г.

1.  Землеустройство. 1. Землеустройство.

2.  Земледелие.          2. Земледелие.

3.  Растениеводство. 3. Растениеводство.

При классификации документов бесструктурных фондообразователей применяется функционально-хронологическая и хронологически функциональная схемы (первая в отношении фондообразователей, закончивших свое существование, вторая — в отношении действующих фондообразователей). Например:

Функционально-хронологическая схема

1.  Руководство и контроль — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2.  Планирование — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Финансирование — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

Хронологически функциональная схема

1980 г.            1981 г.

1. Руководство и контроль. 1. Руководство и контроль.

2. Планирование.      2. Планирование.

3. Финансирование. 3. Финансирование.

Для фондов бесструктурных фондообразователей иногда применяется номинально-хронологическая  или  хронологически  номинальная  схема. Первая в основном применяется при небольшом объеме фонда, вторая – в отношении материалов действующих фондообразователей. Примеры:

Номинально-хронологическая схема

1.  Приказы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2.  Планы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3.  Отчеты — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

4. Переписка — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

Хронологически номинальная схема

1980 г.            1981 г.

1. Приказы.    1. Приказы.

2. Планы. .     2. Планы.

3. Отчеты.      3. Отчеты.

4. Переписка. 4. Переписка.

Тематически-хронологическая        и          хронологически        тематическая

схемы применяются для небольших фондов, а также для коллекций.

Многие трудности, связанные с разработкой схем классификации, вызываются сложностью выбора правильных оснований (признаков) для раскрытия  наиболее  существенных  связей,  характеризующих  документы. При  разработке  схем  классификации  необходимо  учитывать,  что группировка документов фонда должна быть полной и проводиться от наиболее общих групп до самых мелких с учетом всех присущих данному фонду существенных классификационных признаков.

Группы документов в пределах крупных классификационных единиц следует располагать, основываясь на общих правилах классификации: от общего к частному, от высшего к низшему с учетом существующих порядков расположения объектов:

систематического (по значимости объектов);

хронологического;

алфавитного.

Самые крупные группы фонда чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (который отражен в номенклатуре учреждения), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов — в зависимости от выбора первого признака классификации.

Каждая группа материалов (структурного подразделения, отрасли деятельности, определенной функции или года), подразделяющаяся на более мелкие группы, образует новый ряд групп, которые располагаются в последовательности, определяемой конкретикой документации.

После расположения всех групп материалов устанавливается порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Таким образом, каждое дело занимает свое место в архивном фонде.

При расположении дел в систематическом порядке они могут следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводст- венных форм и т. д.

Дела,  сформированные  по  однородным  видам  документов  и однородным авторам или учреждениям, обычно располагаются в хронологическом порядке, так как он наиболее полно отражает процесс деятельности учреждений и облегчает быстрое нахождение документов. Также хронологический порядок расположения применяется при наличии группы дел, касающихся одного процесса, явления или вопроса, когда возникает  необходимость  показа  последовательности  развития  этого процесса, явления, вопроса. Например, алфавитный порядок расположения дел используется при необходимости быстрого нахождения документов. Данный порядок применяется в том случае, если документы касаются определенных лиц, территорий, корреспондентов, а в заголовках дел отражаются имена, названия учреждений, наименования административно- территориальных единиц, населенных пунктов и т.д.

4.4.3. Особенности классификации документов личных фондов, объединенных архивных фондов и архивных коллекций

Особенности классификации документов личных фондов. В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователей: личные документы, рукописи, письма, материалы, изобразительные материалы и прочее.

В силу этого при классификации документов личных фондов к ним не может быть применена единая система построения фонда, а также общие

признаки        группировки,            которые          распространялись     бы       на        весь     состав материалов фонда в целом.

В отличие от материалов учреждений, которые уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и  системой  делопроизводства,  документы  личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Поэтому материалы личных фондов на первой ступени классификации (т.е. при создании наиболее крупных групп) могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно.

В качестве основы первоначальной группировки документов личных фондов чаще всего применяются тематический и номинальный признаки. Например:

1)         личные документы (биографические материалы);

2)         материалы служебной деятельности;

3)         переписка;

4)         материалы о фондообразователе;

5)         изобразительные материалы;

6)         материалы родственников;

7)         коллекция, собранная фондообразователем.

Классификация документов в пределах семейных и родовых фондов также имеет свою специфику. Типовая схема организации материалов этих фондов может состоять из следующих разделов:

документы по истории рода (семьи);

личные           фонды членов            семьи  или      рода    (в         хронологической последовательности лиц);

материалы,     общие для      всего   фонда, —        семейная        переписка, изобразительные материалы, коллекции.

Особенности классификации документов объединенных архивных фондов. Порядок расположения архивных фондов в пределах объединенного фонда  может  быть  различным,  в  зависимости  от  признаков,  на  основе которых был создан объединенный архивный фонд, от характера взаимосвязей и соподчиненности фондообразователей (по значимости фондообразователей, хронологии их создания и деятельности, алфавиту названий и т.п.).

Выбор схемы классификации документов в пределах каждого фонда, включенного в объединенный архивный фонд, зависит от особенностей фондообразователей, объема, состава и содержания их материалов. Если состав и содержание материалов фондов будут однотипными, то можно положить в основу организации всех фондов единые классификационные признаки. Если же документы фондов будут различны, то для каждого фонда должна быть принята своя схема.

Особенности классификации         документов    архивных       коллекций.

Классификация  материалов  коллекции  определяется  ее  составом.  В  ней

могут находиться отдельные виды документов, различные документы, собранные по каким-либо темам, вопросам, периодам времени.

Материалы  коллекций,  состоящих  из  документов  одного  вида (например, из воспоминаний или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий авторов.

Коллекции, подобранные по разным темам, организуются в зависимости от состава документов по тематическому, хронологическому, географическому, авторскому или другим признакам, а иногда на основе сочетания ряда признаков.




Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |

Оцените книгу: 1 2 3 4 5

Добавление комментария: